Archiv der Kategorie: Microsoft Office

Heute gehts es speziell um die Migration von Lotus Notes (HCL Notes) zu Microsoft Exchange bzw. von Exchange zu Lotus. 

Es gibt viele Gründe, die eine Migration erforderlich machen. Einfacherer Support, geringere Kosten, leichtere Skalierbarkeit u. v. m.
Eine Lotus-Notes Migration will gut geplant sein. Folgende Schritte sind dabei zu beachten:

• Durchführen einer Bestandsaufnahme: Die komplette Analyse der Ist-Situation kann idealerweise in einem Workshop vorgenommen werden, an dem alle relevanten Mitarbeiter teilnehmen
• Definition der Ziele: Hier geht es um Fragestellungen “Welche Anforderungen werden an das neue System gestellt?”. 
• Planung in zeitlicher Hinsicht: Abhängig vom Ergebnis der Bestandsaufnahme und von der Zieldefinition wird der Zeitbedarf festgelegt und definiert. Es wird definiert, ob das Rollout als “Big Bang” oder in einer zeitlich längeren Phase erfolgen soll.
• Tatsächliche Migration: Im nächsten Projektschritt erfolgt die tatsächliche Systemmigration unter Beachtung sämtlicher definierten Rahmenparameter.
• Support und Schulung: Nicht zu vergessen ist die Schulung der Anwender und Unterstützung in der Anfangsphase. Denn nur geschulte Mitarbeiter können die Anwendung effizient und gewinnbringend einsetzen.

Aufgrund der geschilderten Vorgehensweise und der damit einhergehenden komplexen Anforderungen sollten Sie Ihr Augenmerk auf die Auswahl des Migrations-Partners lenken. Aufgrund jahrelanger Erfahrungen und entsprechenden Know-Kow können wir als Migrations-Partner die Brücker GmbH empfehlen, welche Sie unter Migrationsprofi.de erreichen. 

Viele Unternehmen setzten Groupwarelösungen zur Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgabe, Notizen etc. ein. Ziel ist eine möglichst einfache und intelligente Zusammenarbeit verschiedener Benutzer in einer Organisation / Unternehmen zu gewährleisten.

Auf dem Markt gibt es dafür mehrere Lösungen. Die beiden wichtigsten Programme dürften Microsoft Exchange und HCL Notes sein. Nach der Einführung einer Groupware-Lösung ist es in der Praxis so, dass die Lösung sicherlich einige Zeit im Einsatz ist, da viele Prozesse und Organisationsstrukturen auf die vorhandene Lösung angepasst wurden. Aber natürlich kommt es in der Praxis aus den unterschiedlichsten Gründen dazu, dass die implementierte Lösung durch eine andere ersetzt werden soll. Auslöser für den Wechsel einer Groupware-Lösung könnte der Verkauf eines Unternehmens, die Integration in einen Firmenverbund u. v. m. sein. In diesen Fällen wird häufig eine einheitliche Plattform implementiert, um eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Durch eine in der Regel doch tiefe Integration der Software im Unternehmen muss ein Wechsel gut geplant und analysiert werden. Wenn es um die Migration Lotus Notes Exchange geht, ist unsere Empfehlung, sich professionelle Unterstützung zu holen.

Für die Migration erhalten Sie von der Bücker GmbH professionellen Support vom Beginn der Migration bis zum Abschluss. Die Analyse beginnt dabei bereits im Vorfeld und es wird eine klare Migrationsstrategie definiert, damit der Umzug ohne größere Schwierigkeiten erfolgreich vonstattengeht.

Gerade in Zeiten von Corona sind die Themen Online-Meeting bzw. Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken. In einigen Branchen und Bereichen war dies natürlich auch schon vorher stark verbreitet, aber durch Corona und das damit einhergehende social distancing, haben sich Videokonferenzen noch deutlich mehr durchgesetzt.

Wenn Sie die Groupware-Lösung HCL Notes verwenden, dann stehen Sie vor dem Problem bzw. der Fragestellung, dass HCL Notes keine direkte Schnittstelle zu Videokonferenz-Systemen bietet, mit Ausnahme der eigenen Lösung HCL Sametime.

Wenn Sie jedoch Sametime nicht verwenden, müssen Sie jede Videokonferenz einzeln in der entsprechenden Software wie Microsoft Teams oder WebEx anlegen und die Teilnehmerlisten separat pflegen, da keine offizielle keine Schnittstelle zu HCL Notes vorhanden ist.

An diesem Punkt setzt nun Notes2conf an. Damit lässt sich in HCL Notes wie gewohnt einen Kalendereintrag erstellt und es können wie gewohnt die Teilnehmer zur Videokonferenz im jeweiligen System eingeladen werden. Es handelt sich um eine Cloud basierte Schnittstelle zu MS Teams, WebEx, Go2Meeting und auch Zoom. Geplant ist, dass künftig auch weitere Video-Conferencing Systeme implementiert werden.

Wenn Sie also HCL Notes verwenden und eine andere Video-Lösung als Sametime verwenden möchten, dann sollten Sie sich die Schnittstellen-Lösung Notes2conf intensiver ansehen.

Folgende Punkte sprechen für dafür:

• Es ist keine Installation auf dem Server notwendig
• Meetings können direkt aus dem Notes Client gestartet werden
• Das Mailtemplate muss nicht angepasst werden
• Es müssen keine Plug-In’s oder Erweiterungen installiert werden
• 14 Tage kostenfrei Testversion

Da die Lösung 14 Tage unverbindlich und kostenfrei getestet werden kann, spricht aus unserer Sicht nichts dagegen einen Blick auf die Schnittstellen-Lösung zu werfen.

Im April 2014 hat die Excel Web App wieder neue Funktionen bekommen, welche wir Ihnen nachfolgend vorstellen. Das letzte Update der Web App hat im November 2013 stattgefunden. Falls die Neuerungen bei Ihnen noch nicht zur Verfügung stehen sollten dann haben Sie noch ein paar Tage Geduld, da es einige Zeit dauert, bis Microsoft alle Accounts upgedatet hat.

1. Office.com – Neuer Einstig in die Web Apps

Da die Web Apps in der Vergangenheit schwer zu finden waren, hat Microsoft dem Dienst eine neue Einstiegsseite spendiert. Über die URL https://office.com/ können die einzelnen Web Apps einfach aufgerufen werden. Dazu ist lediglich ein Microsoft Konto erforderlich.

2. Kommentarfunktion

Nun steht auch die von der Offline-Version bekannten Kommentarfunktion in der Excel Web App zur Verfügung. Damit können Zellkommentare eingefügt, bearbeitet und gelöscht weden.

3. Bearbeiten von Dateien die VBA enthalten

In der Vergangenheit wurde der VBA-Code aus Dateien automatisch entfernt, wenn diese in den Excel Web Apps geöffnet wurden. Mit diesem Update ist dies vorbei. Nun können auch Excel-Dateien mit VBA-Code ohne Probleme geöffnet werden. Allerdings funktioniert nach wie vor der VBA-Code nicht in der Online-Version auch können keine Änderungen am VBA-Code vorgenommen werden. Ob und wann jeweils ein richtiger VBA-Support integriert wird, steht nach wie vor in den Sternen.

4. Ein- und Ausblenden von Zeilen und Spalten

Nun ist es möglich Spalten und Zeilen zu verstecken und wieder einzublenden, genau so wie in der Offline-Version.

5. Neue Suchfunktion – “Was möchten Sie tun?”

Die Suchfunktion wurde erweitert, so dass Sie nun auch nach Befehlen suchen können, in dem Sie einfach umschreiben, was Sie tun möchten, beispielsweise “Wie ändere ich die Schriftart?” etc.

6. Statusbar kann angepasst werden

Seit dem November 2013 Update werden wie vom lokalen Excel gewohnt auch in der Excel Web App nähere Informationen über den gewählten Zellbereich in der Statusleiste angezeigt. Die Anzeige der SUMME, des MITTELWERTS und der ANZAHL der selektierten Einträge erfolgt sofort bei Auswahl der entsprechenden Zellen. Das neue Update bringt das Feature mit, dass die Anzeige der Statusleiste individuell angepasst werden kann.

7. Zu einer beleibigen Zelle über den Befehl “Gehe zu” springen

Über die Tastenkombination [Strg] + [G] wird das Gehe zu genauso wie in der Offline-Version aufgerufen. Durch die Eingabe eines Zellbezug kann man ganz schnell zu einer beliebigen Zelle springen. Dies ist besonders in umfangreichen Kalkulationen sehr hilfreich.